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Entenda como os sistemas de gerenciamento acadêmico podem otimizar tempo, processos e custos para as instituições de ensino

Só quem trabalha em uma instituição de ensino sabe o quão complexo é todo o processo de gestão de alunos. No entanto, a organização nos processos, junto ao equilíbrio da gestão financeira é o que mantém uma instituição funcionando.

Nesse sentido, os sistemas de gerenciamento acadêmico são aliados poderosos dos gestores educacionais. Muitas IES estão utilizando os sistemas para otimizar processos, tempo e reduzir custos. 

Sendo assim, preparamos este conteúdo para explicar o que são estes sistemas e como eles funcionam. Conheça, agora, outras formas de trazer soluções e resultados para sua IES!

Desafios da gestão de alunos e a automatização de processos  com sistema de gerenciamento acadêmico

A gestão de alunos diz respeito ao gerenciamento de todas as tarefas administrativas de uma instituição de ensino. Sendo assim, toda a parte de atendimento, pagamentos, agendamentos, planejamentos de aulas, entre outras tarefas estão relacionadas.

Conseguir organizar tudo isso e equilibrar a gestão de custos operacionais é um grande desafio. Diversas instituições de ensino têm buscado ferramentas tecnológicas para facilitar essa rotina de trabalho. 

A automatização destes processos ocorre graças aos sistemas de gerenciamento acadêmico. Este tipo de software, também conhecido como sistemas de gestão educacional, reúne diversas funções administrativas em uma plataforma online. 

gestores educacionais analisam resultados de um sistema de gerenciamento acadêmico

Na prática: o que é um sistema de gerenciamento acadêmico?

Nos últimos anos, a educação privada foi fortemente impactada pela evolução da tecnologia. O uso de sistemas de CRM, as tecnologias para o EaD e as ferramentas de gestão de dados e inteligência educacional estão transformando o mercado. 

Um sistema de gerenciamento acadêmico é um software que concentra, em um só local,

todos os processos internos da organização. Dessa forma,  o gestor consegue ter um controle preciso da gestão de alunos. Entre as funções que um sistema é capaz de gerenciar, estão: 

  • cobranças e pagamentos;
  • estoques;
  • elaboração de demonstrativos de balancetes;
  • controle de inadimplência;
  • agendamentos de aulas;
  • acompanhamentos de notas;
  • controle de frequência, avisos e atividades;
  • solicitação de serviços de secretaria, entre outros.

Em resumo, além da redução de custos com operações físicas e da assertividade nos procedimentos, o uso de um sistema também otimiza tempo. Afinal, uma plataforma online é capaz de fazer algumas dessas tarefas em segundos.

Vantagens e resultados do sistema de gestão acadêmico na gestão de alunos 

Utilizar um software de gestão é um diferencial estratégico para sua instituição de ensino. Conheça agora cinco das principais vantagens nisto: 

1-Potencializa a captação de alunos

O uso de um sistema integrado que otimiza tempo, custos e processos melhora a gestão como um todo. Além disso, consegue armazenar, concentrar e fornecer dados precisos sobre os alunos e os fluxos de atendimento. 

Nesse sentido, é uma ferramenta que possibilita estratégias mais eficazes para a criação de campanhas de captação de alunos. Além disso, a melhoria da experiência do aluno pode ser um diferencial competitivo e de fidelização dos estudantes. 

2- Reduz a inadimplência e controla o fluxo de caixa

A extrema organização dos fluxos da gestão financeira da IES é um grande trunfo do uso deste tipo de sistema. Afinal, o caixa organizado, o alerta com os prazos e a geração de dados permite certa antecipação de cenários e mais estratégias para o combate a inadimplência.

Além disso, também é possível que o aluno acompanhe de forma personalizada sua situação. Assim sendo, ele também consegue manter maior controle sobre isso. 

3-Big data e o uso de dados para conhecer seu aluno com precisão

Acompanhar a trajetória do estudante através de um software personalizado eleva o nível de profissionalismo da gestão de alunos. Com dados específicos gerados pelo sistema, os gestores conseguem tomar decisões mais assertivas e estratégicas.

Além disso,é possível propor soluções individualizadas e mais eficazes para combater a evasão, por exemplo. Em síntese, conhecer melhor seu aluno é fundamental para criar estratégias de fidelização e também de captação. 

4- Otimiza o trabalho do professor e eleva qualidade do ensino

A depender do tipo de sistema de gestão acadêmica, existem diversas funções focadas no trabalho docente. O planejamento de aulas, a geração de relatórios e a troca de experiências e materiais de apoio, por exemplo, são algumas delas. 

Nesse sentido, este pode ser um grande aliado do professor. Afinal, além de fornecer ferramentas que organizam sua rotina, o software centraliza informações. Dessa forma, o professor consegue avaliar com clareza o desempenho das turmas.

Além disso, tais sistemas são recursos facilitadores que otimizam o tempo de trabalho. Sendo assim, geram melhorias na qualidade do ensino.

5- Mais sustentabilidade e redução de custos

Uma das maiores vantagens de poder concentrar serviços em plataformas online é poder reduzir o uso de papel e energia, por exemplo. Além da redução de custos para a IES, esta é também uma alternativa mais sustentável. Afinal, vivemos uma era cada vez mais consciente a respeito deste tipo de consumo.

A digitalização de processos e documentos tem vantagens para o aluno, para a instituição e para o meio ambiente. 

Case de sucesso: Unicesumar e o crescimento de 4 mil para 200 mil alunos

O blog conversou com o analista de marketing Diego de Oliveira Pinto. Ele atua com um dos sistemas de gestão educacional mais completos do mercado.

Entre as instituições de ensino superior que já adotaram este sistema, está a Unicesumar. Em 2004, a IES iniciou a implementação do software. Na ocasião, ela contabilizava cerca de 4 mil alunos e, hoje, são cerca de 200 mil.

“O uso do software possibilitou este crescimento porque deu um suporte tecnológico personalizado para a instituição.  Ao longo do tempo, fomos nos ajustando aos novos desafios da expansão e trazendo novas ferramentas para a IES. Tudo isso possibilitou que a Unicesumar pudesse crescer com maior foco em sua atividade fim e na qualidade do ensino”, explica

O crescimento da instituição está fortemente atrelado ao fato de ter como um de seus pilares de sucesso a utilização de sistemas bem estruturados. Ou seja, o uso do software foi uma decisão estratégica para alavancar o crescimento. 

Então, preparado para o futuro do mercado educacional?

A gestão de alunos eficaz tem exigido processos e soluções cada vez mais dinâmicos, personalizados e precisos. Então, sua instituição está preparada ou ainda está presa nas pilhas de papéis e planilhas do excel? 

Acesse  outros artigos do nosso blog e saiba como otimizar seus processos internos e gerar mais resultados para sua IES!

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Marcelo Lima por Marcelo Lima