Entenda como mensurar o ROI de eventos e feiras educacionais, além de fazer as melhores escolhas na hora de investir em um evento
Organizar ou participar ativamente de eventos e feiras educacionais é uma excelente estratégia para estreitar o relacionamento com os alunos, pais, professores, instituições de ensino concorrentes e até futuros funcionários. Embora seja um alto investimento e necessite de, em alguns casos, de até 12 meses de planejamento, essa prática auxilia, também, no fortalecimento da marca, geração de leads, know how de mercado, networking e interação com o público-alvo.
Segundo pesquisa realizada pelo site InEvent, dentre as maiores preocupações por trás desta estratégia estão: o budget (82%), seguido por novas idéias (62%) e retorno de investimento, ou ROI, em 54%. Isso, porque, por se tratar de marketing offline ou experimental, são poucas as métricas plausíveis disponíveis na hora de avaliar o ROI.
Pensando em lhe auxiliar a pesar os prós e contras de investir ou organizar um evento, neste artigo iremos discorrer sobre o que são e os principais métodos ativos do mercado para mensurar o ROI de eventos e feiras e analisar o retorno de tal prática.
O que são os eventos e feiras educacionais
Geralmente caracterizados como uma reunião de expositores e participantes, os eventos e feiras educacionais têm a finalidade de comercialização de bolsas, descontos ou marketing para diversos diversos tipos de nichos educacionais. São comumente realizadas em um local amplo e com data previamente definida. São utilizados como ferramenta de marketing para promover a interação entre instituições de ensino e alunos em potencial.
Dentre os eventos e feiras educacionais mais conhecidas atualmente estão: a Feira Guia do Estudante, o Salão do Estudante, o Unicamp Portas Abertas, o Bett Educar, SEMESP e Quero Captação.
Contudo, você sabe o que é ROI? A sigla é uma abreviação de uma expressão em inglês Return On Investment que significa retorno sobre investimento. Saiba mais no artigo: O guia definitivo para criar um relatório de ROI
Motivos pelos quais é necessário mensurar o ROI dos eventos
O ROI é um indicativo financeiro fundamental para qualquer negócio, porque representa a relação entre o retorno e o capital investido em um projeto. Ele consiste, basicamente, em uma métrica utilizada para medir os rendimentos obtidos a partir de uma determinada quantia de recursos investidos. Em suma, o ROI é a relação entre o lucro/prejuízo obtido sobre o capital investido.
São inúmeros os motivos pelos quais é importante identificar o ROI de participações da instituição de ensino em eventos e feiras educacionais, como por exemplo:
- Decidir sobre novas participações: uma vez que o ROI indica o potencial de retorno sobre o aporte realizado, é possível medir como os investimentos em eventos e feiras podem contribuir para os resultados da instituição, além de identificar o prazo do retorno financeiro dessas iniciativas.
- Planejar as metas comerciais com base em resultados atingíveis: será cada vez mais plausível estipular metas de captação em eventos tendo como base os resultados anteriores.
- Aumentar as vendas e consequentemente o lucro da IE: sendo mais assertivo na escolha dos eventos e feiras que gerem retorno financeiro para a instituição, será mais fácil replicar modelos de captação que têm funcionado e aumentar o número de matrículas.
Siba mais mais informações sobre a importância de participar de eventos e feiras educacionais estudantis.
Passo a passo para mensurar o ROI de eventos
Se o evento ou feira educacional que você participou ou organizou teve como principal lucro a venda de ingressos ou serviços, o cálculo do ROI é muito simples:
Basta subtrair o custo total do seu evento da receita total de vendas e dividir pelo custo do evento. Multiplique o resultado por 100 e você obterá uma porcentagem, que é o seu ROI.
Quer um exemplo? Então vamos lá!
Imagine que você investiu R$ 25 mil para participar de uma feira educacional de grande porte e conseguiu captar 100 alunos para o curso de direito, cuja mensalidade equivale a R$ 1,2 mil. Com esta participação, portanto, você obteve um lucro bruto inicial de R$ 120 mil.
Ao aplicar a fórmula do ROI, temos que subtrair o custo de R$ 25 mil da receita de R$ 120 mil e dividir o resultado pelo custo de R$ 25 mil novamente. O resultado será igual a 3,8, portanto o retorno foi de 3,8 vezes o investimento inicial.
Caso o resultado tivesse sido 0, isso significaria que o evento se pagou, mas não obteve retorno financeiro. Resultados negativos, por sua vez, indicam que a empreitada não cobriu os recursos empenhados nela e, por isso, gerou prejuízo para a instituição.
Esse cálculo simples é tudo o que você precisa para determinar a rentabilidade do seu evento. Se seu ROI for 100%, isso significa que você dobrou seu investimento.
Benefícios intangíveis dos eventos
- Participação no evento: uma maneira de mensurar o ROI de um evento pode ser por meio do número de pessoas que participaram ou que visitaram o estande da instituição de ensino durante o período de exposição. Isto pode ser feito por meio de cartões de visita ou leitores de QR code disponíveis nas credenciais, por exemplo.
- Questionários de pesquisa e entrevistas: aplique questionários e faça entrevistas com os participantes. Pergunte quanto de conhecimento foi agregado, quais foram as percepções deles sobre o que foi tratado, que sentimentos foram despertados, se o evento culminou em algum tipo de compromisso ou intenção com a instituição, entre outros questionamentos.
- Redes sociais: monitorar as redes sociais antes, durante e depois do evento é uma alternativa para captar as respostas das perguntas que citamos no tópico acima. Além disso, o uso de hashtags, por exemplo, permite que você acompanhe de forma rápida e simples as opiniões e engajamento do público.
- Aplicativo para eventos: os aplicativos para eventos estão se tornando cada vez mais populares. E não é para menos. Além de todas as facilidades e da quantidade de informações oferecidas aos participantes, eles ainda produzem relatórios em tempo real para os organizadores e expositores.
Conclusão
Segundo a última pesquisa de II Dimensionamento Econômico da Indústria de Eventos no Brasil realizada com mais de 2,7 mil empresas, o setor de eventos cresce em média 14% ao ano. Isso representa que nesse mesmo ano, o setor movimentou 4,32% do PIB do Brasil.
A verdade é que, num país onde “quem não é visto não é lembrado”, as empresas têm buscado, cada vez mais, estarem presentes em eventos e feiras que tenham como público o seu potencial cliente.
No mercado educacional isso é ainda mais importante. Afinal, são inúmeras as opções de instituições de ensino disponíveis no mercado e sai na frente a IES que capta primeiro.
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