Conheça um guia para utilizar a política de Home Office em tempos de coronavírus 

Desde que foi decretada a pandemia por causa do novo coronavírus, o setor da educação teve que fazer uma transformação digital às pressas. Como resultado disso,  implantar o Home Office tornou-se uma necessidade urgente em meio a recomendação pelo isolamento social.

Nesse sentido, o período de adaptação à nova rotina está também trazendo aprendizados para os gestores. Afinal, novas práticas estão sendo testadas e, mais uma vez, a tecnologia se apresenta como uma aliada da gestão educacional.

Apesar disso, incorporar a política de Home Office em instituições que não o tinham como parte de sua cultura exige muitas mudanças. Assim sendo, o blog reuniu neste conteúdo as principais dicas para fazer isso de forma eficaz neste momento.

Faça um diagnóstico da situação para fortalecer sua equipe

O primeiro passo para implantar o Home Office em sua IE é planejar. Ou seja, não basta orientar seu time a trabalhar em casa e não planejar junto com ele uma estratégia para que isso aconteça.

Nesse sentido, é fundamental que o gestor ouça sua equipe e avalie as tarefas e os contextos de cada um. Afinal, uma colaboradora que estará em casa com filhos pequenos, por exemplo, terá uma rotina diferente de outra que mora sozinha. 

Para começar a visualizar a melhor estratégia, comece fazendo uma análise SWAT, por exemplo. Essa é uma forma simples e eficaz de analisar a viabilidade de um projeto. Depois disso, coloque as possibilidades e desenhe um planejamento sobre como será a nova rotina de trabalho. 

Estabeleça metas e oficialize os acordos ao implantar o Home Office

Depois de ouvir sua equipe, o gestor deve formalizar os acordos estabelecidos. Afinal, há equipes que precisam estar de plantão em canais de atendimento ao aluno, por exemplo, e outros não. Sendo assim, as entregas de cada setor podem ser cobradas de maneiras diferentes. 

A princípio implantar o Home Office pode ser muito desafiador para gestores e colaboradores que estão acostumados com uma dinâmica de muito controle. No entanto, a experiência pode ser tão positiva a ponto de melhorar a produtividade de todos.

Para que isso ocorra, é preciso trabalhar de maneira organizada, com metas bem definidas, supervisão eficaz e comunicação clara e frequente. Em resumo, esta é uma oportunidade para aprender a otimizar o próprio tempo e fazer uma melhor gestão de tarefas. 

Utilize boas ferramentas digitais para implantar o Home Office

O impacto da pandemia no mercado educacional reforçou o fato de que as soluções tecnológicas são grandes aliadas da educação. Afinal, diversas ferramentas digitais estão sendo usadas para o atendimento remoto em instituições de ensino.

Além dos plantões de atendimento que podem acontecer por: telefone, email, Whatsapp, chatbot, redes sociais entre outros, há também as ferramentas para a rotina da gestão. As mais utilizadas são:

  • Slack: plataforma de comunicação eficaz e adequada para implantar o Home Office entre equipes;
  • Trello: ferramenta de organização de tarefas e que pode ser muito útil para o acompanhamento geral das atividades em equipe;
  • Wetransfer: serviço de compartilhamento de arquivos por email;
  • Toggl: ideal para fazer time tracking (controle de horas) e ainda gerar relatórios próprios;
  • Hangouts e Google Meet: use para videochamadas coletivas e reuniões, ou seja, ideal para manter a comunicação e aproximação com a equipe.

Além dessas existem várias outras ferramentas que podem ajudar muito a implantar o Home Office em instituições de ensino. Portanto, experimente o que funciona em sua IE e mantenha um feedback de sua equipe.

Mantenha canais de comunicação abertos e frequentes

A comunicação ágil e clara é um dos pilares de sucesso para uma rotina de Home Office dar certo. Sendo assim, incorpore isso como uma prática da cultura organizacional da sua IE. 

Nesse sentido, além do uso de ferramentas é necessário que haja uma agenda com dias e horários pré-estabelecidos e destinados para feedbacks, reuniões de alinhamento de demandas e atualizações sobre processos. 

Gestores e colaboradores devem comunicar problemas e partilhar soluções de maneira objetiva. Dessa forma, mesmo à distância, é possível manter as equipes integradas e produtivas. Além disso, estabeleça normas de interação que definam os canais e momentos mais adequados para cada tipo de comunicação. 

Home Office: a nova rotina das IEs e uma saída contra a contaminação do coronavírus

Apesar de ter sido uma medida emergencial para reduzir a transmissão do coronavírus, implantar o Home Office pode trazer muitos ganhos para as organizações. Afinal, é uma oportunidade para avaliar a integração e eficiência do seu time.

Assim sendo, aproveite esse período desafiador para conhecer e testar novas práticas de gestão e um outro modelo de trabalho. 

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Natasha Monteiro por Natasha Monteiro