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Descubra como funciona um evento de colação de grau online e veja como realizá-lo durante a pandemia na sua instituição de ensino

Devido às consequências causadas pelo novo coronavírus, centenas de instituições de ensino superior do Brasil precisaram adaptar não somente o seu calendário de aulas, mas também a realização dos seus eventos oficiais.

Afinal, a medida provisória de isolamento social proibiu e inviabilizou quaisquer encontros estudantis que representassem aglomeração de pessoas e. para não prejudicar a formação dos seus estudantes, uma das medidas mais adotadas foi a colação de grau online.

Assim, os eventos oficiais de conclusão de curso, que aconteceriam em uma grande celebração presencial dentro das instalações da universidade, foram adaptados por meio da tecnologia e de recursos como Zoom e Google Meet, para o universo digital.

Veja a seguir como esta adaptação está ocorrendo em instituições de ensino superior de todo o Brasil e descubra como realizar a colação de grau online de modo efetivo na sua IES.

Mas afinal, o que é e qual a importância da colação de grau para o ensino superior?

colação de grau é uma cerimônia realizada no último ano de faculdade com o intuito de conceder o grau acadêmico ao estudante concluinte. Dessa forma, o formando passa a ser tratado pelo título de bacharel(a) ou licenciado(a). A participação na solenidade só é permitida aos discentes que alcançam aprovação em todas as disciplinas da grade curricular e no trabalho de conclusão de curso, além de ter cumprido todas as exigências de graduação, como por exemplo, a entrega das atividades complementares.

No Brasil, o direito oficial para exercer a atividade depende da profissão. Formandos de cursos como Engenharia, além da posse do diploma, precisam estar devidamente registrados numa entidade regional do Conselho Federal de Engenharia e Agronomia; formandos de Direito e Ciências Contábeis precisam, além do diploma, submeter-se a exames específicos (respectivamente o Exame da OAB e Exame de Suficiência do Conselho Federal de Contabilidade).

Como funciona uma colação de grau online

Diferentemente dos eventos de colação de grau presenciais, no universo digital a realização deste é mais simples. Afinal, sem a preocupação de escolher um salão, decorá-lo, locar as becas e lapelas dos estudantes e considerar os participantes da mesa solene, você precisará somente garantir que todos os participantes tenham acesso à internet de qualidade e estejam conectados no aplicativo escolhido (seja ele Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet) no horário combinado.

O roteiro tradicional do evento deve ser mantido e para tanto, você deve definir os docentes, colaboradores e estudantes responsáveis pelas seguintes etapas do cronograma:

• Apresentação dos membros da mesa de honra;
• Abertura da solenidade, feita pelo reitor ou seu vice;
• Hino Nacional;
• Juramento;
• Entrega digital dos diplomas;
• Discurso do orador;
• Citação dos homenageados;
• Discurso do paraninfo;
• Discurso de encerramento.

A entrega dos diplomas, neste caso, pode ser realizada via e-mail e os documentos impressos enviados posteriormente por intermédio dos Correios.

A professora Renata Quenca Bassan, Gestora Acadêmica Geral da instituição de ensino superior Estácio Ourinhos, compartilhou conosco o seu relato sobre a experiência de realização da colação de grau online:

“Em virtude do cenário que estamos vivenciando, foi um grande desafio organizar uma cerimônia de colação de grau na modalidade virtual. A nossa missão é formar os nossos alunos, fazendo com que esse dia seja marcante na vida deles e, por esse motivo, tivemos o cuidado de replicar a sensação da cerimônia presencial no ambiente virtual. A transmissão foi ao vivo e gravada, contando com a participação de toda a equipe gestora e colaboradores técnicos que cuidaram de tudo com muito zelo para que a cerimônia acontecesse com todos os protocolos que são inerentes à colação de grau. Com isso, pudemos proporcionar a colação solene e a conclusão de um ciclo tão sonhado e almejado pelos nossos alunos.”

Os principais benefícios da colação de grau online

São inúmeros os benefícios aos quais sua instituição de ensino tem acesso ao decidir por realizar uma colação de grau online. Afinal, não somente você poderá cumprir com o cronograma e calendário das turmas concluintes, como também poderá:

  • Abrir seu evento para mais pessoas: como o evento de colação online acontecerá no ambiente digital, não será necessário impor um limite de participantes. Desta forma, a sua instituição de ensino poderá abrir a cerimônia para os familiares e amigos dos estudantes de modo seguro;
  • Economizar em custos com fornecedores, deslocamentos e locação de becas e lapelas: a não ser que a sua instituição opte por incluir o uso da vestimenta oficial dos estudantes, mesmo à distância, não será necessário investir em locação e decoração de espaço, disponibilização de coquetel para os convidados da mesa solene e com a locação de beca e lapela para os estudantes. A economia para a sua IES, neste caso em especial, será absurda;
  • Um evento mais dinâmico para todos: ao optar pela realização do evento de colação de grau online, a sua instituição de ensino poderá oferecer uma proposta mais dinâmica, com maior interação dos estudantes de modo sucinto, encurtando assim o tempo total do evento e garantindo maior eficiência.

Segundo o professor Vinicius Pereira, gestor da universidade Estácio Conceição, o evento oficial de conclusão de curso é de extrema importância para todos e deve ser realizado, mesmo que em ambiente digital:

“A colação de grau é um ato solene obrigatório na graduação, em que o estudante que concluiu o Ensino Superior após colar grau, está apto a receber seu diploma. A partir deste momento é concedido aos alunos exercerem a profissão escolhida. A Estácio possui uma longa tradição com emocionantes eventos de colação de grau. Em particular, no momento em que todos nós estamos passando pela pandemia, e em consonância com a diretrizes do MEC, não poderíamos deixar de homenagear e conceder aos nossos alunos o tão sonhado grau em bacharel, tecnólogo ou licenciado. Não medimos esforços através das tecnologias telepresenciais disponíveis em ofertar o momento solene aos nossos alunos. Foram inúmeros testes, convites e acompanhamentos aos alunos para garantir que todos pudessem colar seu grau.”

Organize uma colação de grau online em 5 passos

1 – Defina uma data e horário: o primeiro passo para garantir um bom evento de colação de grau online é, sem dúvidas, definir uma data e horário. Neste passo, lembre-se de atentar-se aos feriados e emendas para escolher uma data e horário que sejam bons para a participação de todos.

2 – Garanta uma comunicação eficiente com todos: após definir a data, o próximo passo é garantir que esta informação chegue a todos os seus estudantes, docentes e colaboradores convidados. Vale investir no disparo de e-mails para as turmas concluintes, bem como comunicar via pop-up no portal do aluno e também criar um lembrete na agenda destes.

3 – Utilize a tecnologia a seu favor: atualmente, a tecnologia disponibiliza recursos capazes de agilizar o trabalho do organizador do evento. A principal dica para realizar um bom evento de colação de grau é encontrar uma plataforma de conexão e interação via chamada de vídeo. Existem no mercado opções pagas, como o Zoom, e gratuitas como o Google Meet que podem servir para perfeitamente este caso. É importante garantir, por meio da sua equipe de TI, no entanto, que a plataforma escolhida suportará a quantidade de acessos e demonstrará estabilidade durante o evento.

4 – Conte com uma equipe qualificada: por mais que você seja uma pessoa experiente no segmento, ninguém consegue realizar eventos de longo alcance sozinho. Tendo isso em mente, o processo de encontrar pessoas que compreendam toda a estrutura necessária para colocar uma ação online em prática deve ser bastante rigoroso. Priorize quem já tem experiência no setor, para otimizar todo o processo e passar pelo mínimo de imprevistos possível.

5 – Garanta uma estrutura eficiente: para entregar um evento de colação de grau de qualidade para os estudantes , é preciso montar uma estrutura completa, centralizada nos equipamentos eletrônicos necessários, no palestrante bem preparado e nas respostas às interações. Para te ajudar neste momento, é importante elaborar uma espécie de checklist. Tenha em mente que uma organização primorosa contará para a satisfação dos estudantes e convidados envolvidos. Estenda a mesma preocupação também aos oradores e participantes oficiais da cerimônia:

  • boa conexão de internet (com, no mínimo, 2 MB);
  • qualidade de som e vídeo;
  • Roteiro bem definido para o evento.

A experiência da colação de grau online para os estudantes

Diante da adaptação do evento oficial de colação de grau para o universo digital, os estudantes formandos da universidade Estácio de Sá, que optou recentemente por este modelo de realização do evento, compartilharam os seus relatos pessoais:

“Quando a quarentena tomou conta da situação logo já veio aquela dúvida de como seria realizado a tão aguardada colação de grau. Esperamos e batalhamos tanto por esse momento que posso dizer que é impossível não ficar apreensivo. Sabíamos que a faculdade ia procurar a melhor maneira de realizar a colação, então a notícia que seria feita por vídeo conferência em uma plataforma on-line. Em partes feliz e aliviado, em partes preocupado se daria certo. Até chegado o dia, acredito que a sensação seria a mesma em uma colação presencial, mãe acompanhando com cara de orgulhosa de longe para não atrapalhar a concentração, coração batendo mais forte e rindo de nervoso, olhando para uma tela de celular, revendo professores e colegas… Entre falhas de conexão e juramentos, não via a hora de estar declarado enfim formado. Como esperado e toda tranquilidade que a Estácio nos passou auxiliando em todos os passos, deu tudo certo, e digo que foi uma experiência extremamente prazerosa, tanto pela colação, quanto pelo momento de dificuldade que estamos passando mas conseguimos se adequar e ainda sim comemorar nossas conquistas.” Lucas Reis de Carvalho, formando de Processos Gerenciais da Estácio Ourinhos

“Gostaria de, primeiramente, agradecer todo o suporte recebido pelo corpo docente e a instituição Estácio de Sá como um todo ao longo desse caminho até a minha formação. Fui muito bem amparado e orientado sempre. Por passarmos por um momento atípico com essa pandemia, nossa colação de grau foi online, mas a emoção estava presente, podendo ser sentida mesmo à distância e o cuidado e carinho da instituição conosco foi visível. Muito obrigado à Estácio e todos que participaram e fizeram esse momento tão especial se realizar.” Paulo Jorge Mitoso Jr., formando do curso de Administração de Empresas da Estácio Conceição

O futuro chegou

Mesmo em tempos de crise, garantir a continuidade do calendário estudantil da sua instituição de ensino perante os últimos acontecimentos do mercado, é essencial. Seu time precisa estar bem informado e preparado, por meio de ações eficazes, as consequências e impactos negativos. Portanto, atente-se às tendências e destaque a sua instituição de ensino da concorrência. A hora é agora.

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Bruna Silva
por Bruna Silva
Jornalista da Quero Educação.