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Entenda como o CRM pode otimizar o planejamento, a gestão educacional de todas as áreas de sua instituição de ensino e como escolher o ideal

Você sabia que, com a ajuda de um CRM, a sua instituição de ensino pode captar até 29% mais alunos? Estes dados foram divulgados recentemente pela Salesforce e evidenciam a importância que esse tipo de ferramenta terá para o crescimento do mercado educacional. Além disso, o CRM surge também como um forte aliado na gestão de relacionamento com os alunos. Além disso, ele promete tornar mais fácil a vida do gestor acadêmico.

Se administrado de forma correta, o CRM pode, inclusive, melhorar a interação com os seus candidatos e alunos.

Neste artigo iremos discorrer sobre o que é e as principais características e impactos positivos do CRM para a gestão da sua instituição de ensino.

Letras (C;R e M) estão dispostas em um fundo azul. Uma mão segura a letra c. Imagem representativa de um sistema CRM

O que é o CRM?

Sigla para Customer Relationship Manager – em português, Gerenciador de Relacionamento com o Cliente – , o CRM é um sistema que gerencia o relacionamento com os alunos. Isso se dá a partir do armazenamento e da organização de seus principais dados e sistemas de comunicação direta.

Informações como nome, RA, curso de ingresso, histórico escolar, semestre e histórico de contatos realizados ficam disponíveis no CRM. O que garante que nenhuma informação seja perdida. Além disso, mesmo quem ainda não se matriculou na instituição, possui o cadastro registrado a partir do primeiro contato com a ferramenta. Em suma, isso faz com que ele possa ser contactado no futuro e, posteriormente, convertido em aluno.

Vale a pena investir em um CRM educacional?

São inúmeros os benefícios que sua instituição de ensino pode obter ao investir em um CRM educacional, dentre eles:

  • Mapeamento e concentração de ações de marketing digital:

    No marketing digital existem muitas as ações a serem executadas em diferentes canais. Isso exige um excelente gerenciamento e otimização de tempo por parte da equipe. No entanto, com a ajuda do CRM é possível centralizar muitas dessas ações em um único lugar. Dessa forma, por meio desta ferramenta você pode, por exemplo, identificar por quais páginas do seu site ou blog os leads estão surgindo. Além disso, é possível enviar automações e fluxos de e-mail a partir do seu correio eletrônico e gerir os leads em sua jornada até a efetivação da matrícula.

  • Registro de jornada do aluno:

    Como todo o passo a passo do aluno, histórico de contatos e demonstração de interesse ficam registrados no CRM, é possível desenhar a jornada de compra dele. Além disso, é possível identificar dados importantes, como: quanto tempo é necessário até que um aluno decida-se pela matrícula, quais ações costumam influenciar nesta decisão e que tipo de tratamento é necessário por parte do time de vendas.

  • Captação e retenção de alunos:

    Com soluções mais assertivas para manter um relacionamento eficiente com o seu potencial aluno, o CRM irá auxiliar sua instituição de ensino a captar mais. Ademais, irá proporcionar melhores índices de retenção. Afinal, ações de renovação podem ser realizadas pelo seu call center, desde que os atendentes façam contato com alunos que ainda não renovaram a matrícula. Antes disso, campanhas de e-mail marketing podem ser realizadas pela ferramenta, engajando-os nas diversas ações da IE.

  • Matrícula online: 

    Em alguns tipos de CRM é posível que seu aluno não precise sair de casa para realizar sua matrícula. Na solução da Quero Educação, o Quero Alunos Premium, por exemplo, ele poderá, até mesmo, realizar o processo seletivo de modo seguro em seu smartphone.

Neste artigo, você encontra mais informações sobre a admissão digital e seus principais benefícios: CLIQUE AQUI

Como contratar um CRM educacional

O investimento para implementar um sistema de CRM sempre levantará custos de alguma espécie. Mesmo que o programa seja gratuito, sempre haverá um resultado a ser mensurado. Ademais, deve-se considerar algumas variáveis antes de contratar um recurso desses. É preciso observar, por exemplo: tempo; recursos; target (alvo); players (concorrência); matriz SWOT; matriz de ANSOFF (produto x mercado), entre outros.

Ademais, é importante citar, ainda, que o CRM não tem utilidade se a IE almeja apenas um cadastro. Dessa forma, é necessário que sua universidade tenha, ao menos, um departamento de marketing focado em atender as demandas do sistema e acompanhar os processos do início ao fim.

Alguns programas de CRM simples são capazes de oferecer recursos como: histórico de pagamento, compras, datas, formas de pagamento, adimplência, entre outros. Sendo assim, o CRM é uma automação para o planejamento estratégico de uma empresa.

Existe uma grande diferença entre as ferramentas especialmente desenvolvidas para instituições de ensino, como a do Quero Alunos Premium, e outras opções de CRM disponíveis no mercado. Afinal, um CRM voltado para a educação oferece exatamente os recursos de que sua IE precisa. Além disso, ele pode contar, por exemplo, com um gerenciador de processos seletivos, admissão digital, split de pagamento, entre outros.

O que o Quero Alunos Premium oferece?

  • Acompanha os alunos em toda a sua jornada pela escolha do curso, inscrição e matrícula;
  • Confere a autenticidade de presença do aluno durante as provas;
  • Terceiriza a correção de provas e capta mais de 500 mil alunos por ano;
  • Armazena toda a documentação dos alunos online;
  • Garante atendimento ao setor de matrículas durante 24h.

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Conclusão

Segundo a última pesquisa da Nucleus Research, um outro benefício gerado por meio do CRM é o aumento da produtividade do time de call center. Os representantes de vendas viram sua produtividade aumentar em 26,4% ao adicionar redes sociais e acesso móvel a aplicativos de CRM.

Logo, agora que você já sabe como implantar e qual o impacto que esta ferramenta pode trazer para a sua instituição de ensino é hora de implantar um CRM adequado às suas necesidades.

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Patrick Caldas
por Patrick Caldas