Como gestor, você reconhece a importância de aplicar conhecimentos, habilidades, técnicas e recursos no desenvolvimento de um projeto com o time. Com toda a certeza, ferramentas para gestão de projetos são bem-vindas, afinal, organização e praticidade levam direto ao que importa e previnem o desgaste desnecessário. 

Softwares de gerenciamento aprimoram a coordenação do serviço, aumentam a produtividade e a qualidade do trabalho da equipe. Às vezes, ferramentas simples como bloco de notas virtual já fazem a diferença para melhor.

Quando falamos de ferramentas para gestão de projetos, incluímos a gestão da equipe. Não se trata apenas de distribuir tarefas e alocar tempo. Conforme o tamanho do time e a natureza do projeto, é preciso combinar vários recursos. 

Para cada projeto, há itens dos quais você não pode abrir mão se quiser aprimorar o trabalho do time, por exemplo:

• Cronograma de trabalho – atribuir e priorizar tarefas, compartilhar calendário;

• Comunicação e colaboração – bate-papos, compartilhamento de documentos;

• Gerenciamento de projetos – adicionar tarefas a projetos colaborativos e acompanhar o progresso;

• Armazenamento de dados – acesso centralizado a informações sobre alunos, equipe, notícias importantes…;

• Relatórios e análises – relatórios de trabalho e projeto, controle de tempo, painéis.

Vamos mostrar alguns desses recursos neste post, a maioria gratuitos, e como você pode adotá-los na gestão da instituição de ensino. Bom proveito!

As 8 melhores ferramentas para gestão de projetos e equipe

1.  Monday.com

É uma ferramenta de gerenciamento de projetos e colaboração em várias plataformas. Com ela, você centraliza toda a comunicação e mantém as pessoas envolvidas e focadas no que importa. O Monday.com permite planejar e executar no mesmo local.

Em vez de listar tarefas, o software facilita que todos visualizem o cenário geral. É fácil de usar, cria linguagem visual e ainda permite gerenciar qualquer coisa: projetos, tarefas, pessoas, campanhas publicitárias, CRM, projetos de clientes…

1.  Slack 

É a melhor ferramenta para equipes que precisam se comunicar constantemente. Crie canais Slack e configure as notificações para aumentar a produtividade do pessoal. Assim, vai obter uma visão mais ampla das tarefas e projetos em curso.

O software permite bate-papo, é integrado ao Google Drive, Box ou Dropbox para o compartilhamento de arquivos. Configura lembretes e realça as palavras que devem ser notificadas.

1.  Quire

Com interface simples e fácil de usar, o aplicativo permite ver tarefas e subtarefas imediatamente, sem que você tenha de clicar especificamente em cada uma delas. Nele, os desafios são divididos em tarefas, passo a passo.

Em suma, o Quire é um aplicativo de gerenciamento de tarefas moderno que ajuda as equipes a capturar idéias, seja via texto, câmera ou até mesmo Siri. Isso pode ser feito a qualquer hora, de qualquer lugar. As tarefas são divididas em etapas de ação e rastreadas facilmente.

1.  Teamwork

Com esse programa, você estima o tempo necessário para concluir as tarefas e ainda registra o tempo real. Em pouco tempo, o time passa a estimar com precisão o tempo que cada tarefa leva para ser concluída.  

Em resumo, o Teamwork estima e rastreia o tempo gasto num projeto; oferece relatórios personalizados de tempo, com opções para exportar (para Gmail, OneDrive, Google Drive, Hubstaff). Finalmente, permite gerenciar projetos e ferramentas de colaboração para equipes de teste beta, como o Teamwork Chat.

1.  Asana 

Combina elementos de gerenciamento de projetos, armazenamento de arquivos e colaboração. Além disso, ajuda a gerenciar projetos entre a equipe sem e-mail.

O software permite dividir o trabalho em tarefas e atribuí-los entre os membros da equipe. Organizar tarefas, verificar o progresso da equipe, notificar sobre atualizações e mais. O layout é simples e recomendado para projetos pouco complexos e com equipe pequena.

1.  Fleep 

Foi criado com a finalidade de melhorar a colaboração do projeto, facilitando a comunicação entre os envolvidos e agendando tarefas leves. O Fleep é para quem está exausto de inúmeras conversas por e-mail, que levam horas para serem concluídas.

Entre os recursos, estão a possibilidade de comunicação entre envolvidos e parceiros, compatibilidade de e-mail (quem não é usuário, recebe e-mails comuns), fixação das mensagens importantes ao lado de cada diálogo. Também é integrado com Google Hangouts. 

A vantagem principal é que você nunca precisa sair da ferramenta para transmitir suas mensagens às outras pessoas, sejam elas usuárias ou não do Fleep, pois o programa oferece um canal para colaboração contínua que engloba a si mesmo, e-mail e Hangouts do Google.

1.  RescueTime

O software rastreia exatamente como você e seus colaboradores gastam o tempo nos respectivos dispositivos digitais. Tudo que é feito é categorizado automaticamente para que você veja o tempo gasto em aplicativos, sites e projetos específicos. Desse modo, pode avaliar a produtividade diária.

O programa permite ainda entender onde você gasta o tempo em todos os seus dispositivos; quais aplicativos e sites distraem mais; quanto tempo você gasta em reuniões, respondendo a e-mails e nas mídias sociais. Também mostra quando você é mais (e menos) produtivo a cada dia e como o uso do smartphone afeta sua capacidade de realizar um trabalho significativo.

1.  Easy Projects Overview

É uma plataforma de gerenciamento e colaboração de projetos para empresas de médio porte. Ela ajuda os departamentos de marketing, TI e operacional a substituir planilhas, e-mails e quadros por uma única ferramenta on-line. 

Permite ver o status dos projetos em tempo real, mantém os funcionários engajados e prevê a disponibilidade de recursos. Outros benefícios incluem planejamento de recursos, portfólios de projetos, ferramentas de colaboração, orçamento do projeto, listas de tarefas pessoais e mais. 

Os projetos são divididos em tarefas, que por sua vez são atribuídas aos membros da equipe com prazos e prioridade predefinidos. 

Aproveite a utilidade e praticidade das ferramentas de gestão de projetos 

Como vimos anteriormente, as ferramentas de gestão de projetos ajudam o gestor a ser mais sistemático e organizado não apenas no planejamento, mas também no acompanhamento de progresso, gerenciamento de orçamento e o que mais for necessário. 

Certamente, o mercado de softwares de gerenciamento de projetos é vasto. Basta escolher as mais adequadas e fazer uma combinação que atenda às necessidades da gestão.

Várias delas são grátis ou pagas a partir de um certo número de recursos. Por isso, antes de se comprometer com um pacote, procure informar-se sobre a ferramenta e conhecer bem as reais necessidades de gestão da IES.

É importante mencionar que essas ferramentas não substituem a experiência e o treinamento profissional. Mas, permitem aprimorar as habilidades organizacionais, investir tempo e recurso no que realmente importa e entender por que algo vai bem ou mal em cada projeto.

Que tal fazer um teste? 

Se você gostou do artigo, leia também sobre como gerenciar uma equipe remotamente no blog da Quero Educação.

por Marcelo Lima

Marcelo Lima trabalha para colocar estudantes na sala de aula há mais de 20 anos, como profissional de marketing educacional já trabalhou com mais 250 faculdades. É um dos pioneiros do EAD no Brasil e busca sempre os melhores conteúdos em forma de cases e novas ferramentas para os canais da Quero Educação.