Reconhecer o cenário atual, desburocratizar os processos e definir metas claras são algumas das técnicas para garantir o sucesso dessa importante etapa da captação de alunos.

Tempo de leitura: 6 minutos. Você vai ler sobre:

• Reconhecimento de cenário
• Principais canais e como se comportam
• Estratégia
• Distribuindo papéis e definindo prazos
• Mensuração de resultados

Para começar, pense na captação de alunos como a programação de uma viagem.

É preciso analisar o cenário e escolher exatamente para onde você quer ir.

Definir datas, criar um cronograma e então desenhar a forma como você vai chegar ao destino.

Mas essa jornada não começa no planejamento em si.

Nós já refletimos sobre os pilares de uma estratégia de sucesso por aqui. 

Primeiro, vem o posicionamento que você tem ou quer dar para sua instituição. Ele será um norte que vai orientar as estratégias para captação de alunos.

Do posicionamento, você terá um público-alvo bem definido e um caminho para desenhar seus produtos. Só então chega a hora de planejar a captação de alunos.

E para facilitar seu “roteiro de viagem”, elaboramos o seguinte passo a passo:

1 – Reconhecendo o cenário

Em primeiro lugar, abra o mapa de instituições de ensino com posicionamento próximo ao seu.

Identifique os pontos positivos e os pontos negativos dos produtos e o mais importante, olhe para sua instituição sob uma nova perspectiva.

Muitas vezes, não enxergamos falhas ou vantagens que estão bem na nossa frente.

Como se comporta cada canal hoje?

Para mensurar o avanço na captação de alunos, é preciso ter bem claros os resultados obtidos atualmente.

Levante os canais e o desempenho de cada um deles.

Como seus alunos chegaram até você?

Se o seu caso é uma nova instituição, realize um benchmarking e analise como é feita a captação de uma instituição alinhada ao seu posicionamento, mesmo que ela não tenha produtos similares.

Esse já será um grande aprendizado para identificar em que deve-se priorizar durante a captação.

Olhe os resultados de:

• Acessos orgânicos no site
• Indicação de alunos / boca a boca
• Feiras de estudantes
• Convênios com escolas e empresas
• Mídia online

Estes são apenas alguns caminhos por onde é feita a captação de alunos. Alguns números mais ligados aos meios digitais são mais fáceis de levantar. Outros ainda dependem de uma pesquisa com sua base.

De qualquer forma, analise os índices e já comece a pensar em como cada um deles pode ser mais bem trabalhado, além de considerar a criação de novos não explorados.

Antes de colocar água no balde, veja se não há muitos furos

Procure analisar com um olhar neutro o processo de entrada de um novo aluno.

Não há sentido em promover uma quantidade robusta de acessos no site se, quando chega o momento de realmente converter o visitante em aluno, o processo está muito burocratizado.

Identifique as barreiras naturais para a entrada do aluno, ou seja, os “furos no balde”.

Se é o valor da mensalidade, então a estratégia deve mirar em outro público. Se a barreira é a dificuldade de obter informações em profundidade sobre o curso, desestimulando o visitante, é preciso rever a estrutura do site e treinar o pessoal de atendimento.

Quando você mapear essas barreiras, inclua no seu planejamento ações para tapar, ou pelo menos contingenciar, os furos no balde. 

Feito isso, é hora de traçar os objetivos e definir o escopo do projeto.

Pense em números, e não simplesmente em “mais alunos”. Isso vai balizar a quantidade de esforço necessário, tanto em termos de pessoas quanto de investimento.

2 – Estratégia

Depois de tanta análise e estudo, algumas soluções simplesmente aparecerão na sua frente.

Agora é hora de reuni-las, de definir como e quando alcançar as metas.

Não há receita pronta, mas algumas práticas se revelam muito eficientes. Uma delas é subdividir o projeto em fases, da mesma forma que dividimos uma viagem que será muito longa.

Podemos listar três pilares que servem de guia para uma boa estratégia de captação de alunos:

Informações do produto atraentes e disponíveis

Alguém só vai se matricular se obtiver informações persuasivas do seu curso e antes de pensar lá na frente, no banner ou na página do Guia do Estudante, organize as suas informações.

Aqui, a análise de pontos fortes e fracos feita na definição do cenário será valiosa.

Você precisa reunir informações que irão se destacar em meio a outras descrições, com gatilhos que realmente encantem alunos e façam jus ao curso que você oferece.

Todo esse conteúdo deve estar claro, direto e o mais importante: disponível.

Coloque o material no seu site em camadas, partes resumidas e conteúdo disponível para download.

Trabalhe as palavras-chave no seu site para contribuir com bom ranqueamento em mecanismos de busca.

Se é um curso sobre cerâmica, quando alguém pesquisar “cerâmica” nas ferramentas de busca, você tem que aparecer.

Este é um trabalho de base, que vai garantir conversões orgânicas, e contribuir e muito para as outras estratégias. Por isso, deve vir primeiro.

Campanhas de mídia e eventos

A captação de alunos é acelerada por mídia específica.

No meio digital, é como você vai virtualmente “pegar na mão” dos possíveis alunos e levá-los ao seu balcão.

A versão não digital dessas ações é a presença em feiras de estudante e outros eventos que reúnam o seu público.

Conteúdo 

Grande parte da tomada de decisão do aluno sobre onde estudar é tomada online.

Conteúdos são a principal ferramenta que temos para auxiliá-los nesse momento de descoberta e decisão. Por isso, a criação de conteúdo de qualidade, alinhada aos seus produtos e ao seu público, são estratégias globais, que não geram resultado imediato, mas contribuem no médio prazo para geração de tráfego orgânico para sua faculdade.

3 – Distribuindo papéis e definindo prazos

Quem vai fazer o quê nessa jornada?

Após fechar as estratégias, mergulhe no plano de ação. Concentre-se em colocar o planejamento em um cronograma, com definição de responsabilidades.

Colocando prazos, definindo o trabalho de cada colaborador e parceiro, você estará automaticamente estimando o investimento para bater suas metas.

Claro que o investimento total será uma conta a ser feita com outros departamentos, uma vez que você vai depender de números como custos por clique e planos de mídia.

Analise cada passo da sua captação de alunos

Como em uma viagem, devemos nos permanecer flexíveis para rever constantemente o plano.

Uma pequena mudança pode fazer você aproveitar grandes oportunidades.

A criação de parâmetros e sua análise em profundidade vão permitir que você não navegue “às cegas” por aí.

Assim, é fácil corrigir rotas, ou reconhecer quando um caminho se destaca e merece mais atenção (no caso, investimento).

Seu site deve ser todo parametrizado, com “tags” na programação para que você saiba o caminho que cada usuário percorre, e mensure quanto tempo fica em cada página, de onde ele veio e se clicou exatamente onde você queria.

Da mesma forma que você pode definir métricas e analisar estatísticas no seu site, explore esse recurso dos demais canais.

No caso de mídia de performance, você também terá esses números em profundidade.

Mas em canais mais “físicos”, como o balcão da secretaria ou estande em feiras, inclua medidores de performance, como número de atendimentos para chegar à taxa de conversão.

A captação de alunos é uma longa (e contínua) jornada. Mantenha essa analogia em mente e siga em frente para atingir os objetivos de sua instituição.

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