A tecnologia tem aumentado a eficácia dos projetos. 8 ferramentas para uma gestão de projetos eficiente.
Como gestor, você reconhece a importância de aplicar conhecimentos, habilidades, técnicas e recursos no desenvolvimento de um projeto com o time. Sendo assim, ferramentas para gestão de projetos são bem-vindas. Afinal, organização e praticidade levam direto ao que importa e previnem o desgaste desnecessário.
Softwares de gerenciamento aprimoram a coordenação do serviço, além de aumentarem a produtividade e a qualidade do trabalho da equipe. Às vezes, ferramentas simples, como bloco de notas virtual, já fazem uma grande diferença.
Quando falamos de ferramentas para gestão de projetos, incluímos a gestão da equipe. Não se trata apenas de distribuir tarefas e alocar tempo. Conforme o tamanho do time e a natureza do projeto, é preciso combinar vários recursos.
Neste post, vamos mostrar alguns desses recursos, a maioria gratuitos, e como você pode adotá-los na gestão da instituição de ensino.
As 8 melhores ferramentas para gestão de projetos e equipe
1. Monday.com
É uma ferramenta de gerenciamento de projetos e colaboração em várias plataformas. Com ela, você centraliza toda a comunicação e mantém as pessoas envolvidas e focadas no que importa. O Monday.com permite planejar e executar no mesmo local.
Em vez de listar tarefas, o software facilita que todos visualizem o cenário geral. A ferramenta é fácil de usar, porque cria linguagem visual e ainda permite gerenciar qualquer coisa: projetos, tarefas, pessoas, campanhas publicitárias, CRM, projetos de clientes…
2. Slack
É a melhor ferramenta para equipes que precisam se comunicar constantemente. Crie canais Slack e configure as notificações para aumentar a produtividade do pessoal. Assim, é possível obter uma visão mais ampla das tarefas e projetos em curso.
O software permite bate-papo, é integrado ao Google Drive, Box ou Dropbox para o compartilhamento de arquivos. Além disso, configura lembretes e realça as palavras que devem ser notificadas.
3. Quire
Com interface simples e fácil de usar, o aplicativo permite ver tarefas e subtarefas imediatamente, sem que você tenha de clicar especificamente em cada uma delas. Nele, os desafios são divididos passo a passo.
Em suma, o Quire é um aplicativo de gerenciamento de tarefas moderno que ajuda as equipes a capturar idéias, seja via texto, câmera ou até mesmo através do aplicativo de assistente pessoal, a Siri. Isso pode ser feito a qualquer hora e de qualquer lugar. As tarefas são divididas em etapas de ação e rastreadas facilmente.
3. Teamwork
Com esse programa, você estima o tempo necessário para concluir as tarefas e ainda registra o tempo real. Em pouco tempo, o time passa a estimar com precisão o tempo que cada tarefa leva para ser concluída.
Em resumo, o Teamwork estima e rastreia o tempo gasto num projeto; oferece relatórios personalizados de tempo, com opções para exportar (para Gmail, OneDrive, Google Drive, Hubstaff). Finalmente, permite gerenciar projetos e ferramentas de colaboração para equipes de teste beta, como o Teamwork Chat.
4. Asana
Combina elementos de gerenciamento de projetos, armazenamento de arquivos e colaboração. Além disso, ajuda a gerenciar projetos entre a equipe sem e-mail.
O software permite dividir o trabalho em tarefas e atribuí-los entre os membros da equipe. Organizar tarefas, verificar o progresso da equipe, notificar sobre atualizações e mais! O layout é simples e recomendado para projetos pouco complexos e com equipe pequena.
5. Fleep
Foi criado com a finalidade de melhorar a colaboração do projeto, facilitando a comunicação entre os envolvidos e agendando tarefas leves. O Fleep é para quem está exausto de inúmeras conversas por e-mail, que levam horas para serem concluídas.
Entre os recursos, estão a possibilidade de comunicação entre envolvidos e parceiros, compatibilidade de e-mail (quem não é usuário, recebe e-mails comuns), fixação das mensagens importantes ao lado de cada diálogo. Ele também é integrado com Google Hangouts.
A vantagem principal é que você nunca precisa sair da ferramenta para transmitir suas mensagens às outras pessoas, sejam elas usuárias ou não do Fleep. Afinal, o programa oferece um canal para colaboração contínua que engloba a si mesmo, e-mail e Hangouts do Google.
6. RescueTime
O software rastreia exatamente como você e seus colaboradores gastam o tempo nos respectivos dispositivos digitais. Tudo que é feito é categorizado automaticamente para mensurar o tempo gasto em aplicativos, sites e projetos específicos. Desse modo, é possível avaliar a produtividade diária.
O programa permite, ainda, entender onde você gasta o tempo em todos os seus dispositivos; quais aplicativos e sites distraem mais; quanto tempo você gasta em reuniões, respondendo a e-mails e nas mídias sociais. Também mostra quando você é mais (e menos) produtivo a cada dia e como o uso do smartphone afeta sua capacidade de realizar um trabalho significativo.
7. Easy Projects Overview
É uma plataforma de gerenciamento e colaboração de projetos para empresas de médio porte. Ela ajuda os departamentos de marketing, TI e operacional a substituir planilhas, e-mails e quadros por uma única ferramenta on-line.
Permite ver o status dos projetos em tempo real, prevê a disponibilidade de recursos e mantém os funcionários engajados. Outros benefícios incluem: planejamento de recursos, portfólios de projetos, ferramentas de colaboração, orçamento do projeto, listas de tarefas pessoais e mais.
Os projetos são divididos em tarefas, que por sua vez são atribuídas aos membros da equipe, com prazos e prioridade predefinidos.
Utilidade e praticidade das ferramentas de gestão de projetos
Como vimos anteriormente, as ferramentas de gestão de projetos ajudam o gestor a sistematizar e organizar melhor o trabalho, não apenas no planejamento, mas também no acompanhamento de progresso, gerenciamento de orçamento e o que mais for necessário.
O mercado de softwares de gerenciamento de projetos é vasto. Basta escolher a ferramenta mais adequada às suas necessidades e fazer uma combinação eficiente.
Várias delas são grátis ou pagas a partir de um certo número de recursos. Por isso, antes de se comprometer com um pacote, procure informar-se sobre a ferramenta e conhecer bem as reais necessidades de gestão da instituição.
É importante mencionar que essas ferramentas não substituem a experiência e o treinamento profissional. Contudo, elas permitem aprimorar as habilidades organizacionais, investir tempo e recurso no que realmente importa e entender porque algo vai bem ou mal em cada projeto.
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