Descubra como utilizar o e-mail marketing para aumentar o número de matrículas da sua instituição de ensino.

Tempo de leitura: 7 minutos. Você vai ler sobre:

• O que é e-mail Marketing
• A importância do e-mail marketing para sua IES
• O uso do e-mail marketing para captar e converter alunos
• Checklist prático sobre como utilizar o e-mail marketing na captação da sua IES

O e-mail marketing é uma ferramenta essencial para o sucesso de uma campanha de marketing digital. Além de divulgar sua instituição de ensino e garantir um relacionamento mais próximo com o seu público, o uso do e-mail marketing para captação de alunos pode trazer resultados incríveis para sua empresa.

Pesquisas realizadas pelo Campaing Monitor mostraram que um e-mail é 40 vezes mais efetivo para aquisição de novos clientes do que redes sociais como Facebook e Twitter.

No entanto, o quê fazer quando nem todo potencial aluno de sua instituição está pronto para efetivar a matrícula?

O e-mail marketing pode se tornar uma ferramenta extremamente útil para ajudar a equipe de atendimento ao aluno a desenvolver um relacionamento com esse lead, visando sua futura conversão.

Entenda, neste artigo, o que é o e-mail marketing e aprenda a como utilizá-lo em sua instituição de ensino, sobretudo, para captar alunos e aumentar o número de matrículas.

O que é E-mail Marketing

E-mail marketing nada mais é que o uso do e-mail institucional em campanhas de Marketing Digital. O seu objetivo é manter o relacionamento com o seu público-alvo – seja ele composto por leads, clientes ou parceiros. Uma boa estratégia para utilizar o e-mail marketing da melhor forma possível, é através de algum software específico para essa ferramenta.

Por meio do  e-mail marketing, você alimenta seu público com informações sobre sua instituição, fazendo com que ela seja sempre lembrada, e de uma maneira muito positiva. É uma forma de lembrar seu público quem é você. Afinal, através dele você pode:

• promover ações de sua instituição de ensino;
• convidar seu público para eventos que ocorrerão na universidade;
• divulgar campanhas de captação de alunos;
• divulgar cursos;
• lembrar seu público das datas do vestibular
• desejar votos em datas especiais como aniversário, natal, ano novo e outras datas comemorativas;
• compartilhar pesquisas e conteúdos elaborados por professores e alunos.

Entretanto, para que sua estratégia de e-mail marketing seja mais eficaz, todo o conteúdo encaminhado por este meio deve ser relevante para o leitor, e não apenas uma forma de divulgar sua empresa e vender seu produto. Antes de elaborar um e-mail marketing, faça a seguinte pergunta para si mesmo: “em que isso agrega para meu público?”.

Para começar a usar o e-mail marketing, a primeira coisa necessária é uma lista de endereços eletrônicos.

Há várias formas para se construir uma lista relevante de endereços eletrônicos. Você pode obtê-los, por exemplo, coletando das visitas a sua instituição, por meio de formulário eletrônico em suas páginas na internet, oferecendo assinatura de newsletter e por cadastro em seu site.

De todas essas formas, o lead irá informar seu endereço eletrônico de forma consciente e espontânea – e você não precisará pagar por ele!

Afinal, um dos maiores erros que as empresas cometem é comprar listas de e-mail prontas. Esta atitude pode acabar prejudicando a imagem da instituição e toda a estratégia de marketing digital.

Para saber mais sobre as maiores dificuldades das instituições de ensino, acesse este artigo: Principais erros durante a captação de alunos.

O endereço eletrônico é algo pessoal, e se o usuário não lhe forneceu espontaneamente, ele não vai gostar de receber um e-mail seu, podendo até bloquear seu contato e marcar com spam.

Além disso, pode ser que os endereços eletrônicos da lista não sejam válidos ou estejam desativados, o que também pode prejudicar sua reputação com os provedores de e-mail.

A importância do E-mail marketing para sua IES

O e-mail marketing é uma ferramenta essencial para um planejamento estratégico efetivo de marketing digital. Confira os principais benefícios em utilizar o e-mail marketing como estratégia na sua instituição de ensino:

• Divulgação: ao se comunicar com o público, automaticamente você está divulgando a sua marca e promovendo seus serviços, mesmo que de forma indireta.
• Relacionamento com o público: ao manter seus contatos integrados com sua IES, você conquista a sua confiança e interesse. Isso gera proximidade com seus leads e lhe permite conhecê-los melhor.
• Melhoria da imagem: através do e-mail marketing, sua instituição transmite uma imagem positiva para seu público, ao compartilhar a qualidade de seus produtos e serviços.
• Profissionalismo: o uso de e-mail institucional, se feito de forma correta, demonstra capacitação e profissionalismo. Isso se reflete na imagem que seus clientes têm de seus serviços.
• Segmentação: ao identificar as principais características de seu público, sua faculdade consegue segmentá-lo. Em outro artigo, explicados a importância da segmentação.
• Automação: com planejamento, o e-mail marketing otimiza e padroniza processos, o que ajuda a diminuir o desperdício de tempo.

Leia também: 3 etapas para planejar uma captação de alunos vencedora.

O uso do e-mail marketing para captação de alunos

Como já citado neste artigo, sua instituição pode – e deve – utilizar o e-mail marketing para criar e manter um relacionamento com seus diferentes públicos. Mas, de modo especial, é importante usar o essa ferramenta para captar novos alunos.

Mantendo uma comunicação com os estudantes que ainda não se converteram em alunos regulares da sua faculdade, você garante uma maior aproximação com esses leads e a possibilidade de que venham a efetuar a matrícula em sua instituição num futuro próximo.

Acontece que muitos dos estudantes que entram em contato pela primeira vez com a instituição de ensino acabam não efetuando a matrícula no ato, o que pode ocorrer por diversos motivos.

Enquanto alguns estão apenas buscando informações e opções de cursos, outros desejam comparar instituições. Alguns alunos, ainda, pretendem cursar uma faculdade dali a um ou mais semestres.

Além disso, você também pode estar sendo cotado como opção para aqueles estudantes matriculados em universidades concorrentes, mas que podem não estar satisfeitos com o curso ou com a instituição.

Como usar o e-mail marketing para captação e conversão de alunos

Para que o uso do e-mail marketing para captação e conversão de alunos seja eficaz, algumas observações devem ser consideradas.

1 – Seja cauteloso para não sujar sua marca e reputação: O conteúdo enviado deve ser de qualidade e relevante para seu público. Não envie e-mail apenas por enviar. Como qualquer outra ferramenta de gestão, o e-mail marketing precisa ser planejado e estar dentro de uma estratégia definida pela gestão.

2 – Segmente seus contatos: Detecte quais leads tem potencial de conversão e saiba quais são os que estão aptos para a compra. Além disso, é importante, também, saber quais contatos não estão dando retorno positivo. É possível levantar essas informações com o uso de um bom software de e-mail marketing e gerenciamento de contatos.

3 – Faça testes: Não existe a receita da melhor forma de elaborar um e-mail marketing. Cada empresa terá a sua própria maneira de obter os melhores resultados. Experimente diferentes títulos de e-mail, de linguagens, de layouts… até encontrar a melhor opção para a sua instituição. Às vezes, mudar uma palavra no título do e-mail pode triplicar os resultados. Para realizar esses testes, você pode, por exemplo, fazer dois formatos de e-mail sobre o mesmo tema e enviá-los a grupos diferentes de leads. Depois, é só mensurar os resultados.

4 – Evite o uso de imagens: Muitas empresas erram ao criá-lo nesse formato. Isso pode mandar seu e-mail direto para a pasta de spam! Evite, também, um texto muito robotizado ou com excesso de palavras relacionadas à precificação, como oferta e desconto.

5 – Mensure os resultados: É muito importante para qualquer planejamento estratégico, o acompanhamento dos indicadores e a análise dos resultados. Para o e-mail marketing em específico, há dois indicadores que necessitam ser avaliados: a taxa de abertura e a taxa de cliques. Enquanto a taxa de abertura é a porcentagem de e-mails enviados que foram abertos, a taxa de cliques corresponde à porcentagem de leads que acessaram algum link disponível no e-mail. Para saber se sua estratégia está dando certo, as duas taxas devem apresentar números altos.

Para lembrar

Agora que você já sabe a importância do e-mail marketing para captação de alunos, confira um checklist prático sobre como utilizar o e-mail marketing, relembrando os principais tópicos desse artigo:

1. Adquirir um bom software de e-mail marketing;
2. Coletar os endereços eletrônicos;
3. Enviar conteúdo relevante;
4. Segmentar os contatos;
5. Realizar testes;
6. Mensurar os resultados.

Nós, da Quero Educação, além de oferecer todo o suporte necessário, também podemos gerenciar essa ferramenta estratégica para a sua instituição de ensino. 

Aproveite também para baixar gratuitamente o super kit de Plano de Marketing para captação de alunos que fizemos em parceria com a Rock Content e maximize o seu número de matrículas:

por Sergio Fiuza